Videoaula - Ocorrências

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Tabela de conteúdo

Conceito

Ocorrências foram criadas para que alterações em vendas possam ser mensuradas, auditadas e computadas separadamente da data do fechamento da venda.

Regra principal

Quando trabalhando com ocorrências, oriente-se sempre pelo saldo que você que terá de pagar ou receber do cliente ou fornecedor.

Vamos supor que devido ao cancelamento de parte de uma venda, após calcular multas e outras taxas de cancelamento você terá que pagar 100 reais a um fornecedor e receber 130 reais de um cliente.

Nesse caso basta lançar as ocorrências refletindo esse resultado final. Você irá lançar uma ocorrência a receber do cliente no valor de 130 reais e uma ocorrência a pagar ao fornecedor no valor de 100 reais.

E na descrição da ocorrência você irá justificar todos os cancelamentos e multas que causaram esses valores.

Papel das ocorrências nos relatórios de desempenho

As ocorrências também interferem nos relatórios de desempenho de vendas que a empresa e os atendentes usam para calcular comissões e analizar o desempenho da equipe de vendas.

Imagine que uma venda é fechada em maio com rentabilidade de 10 mil reais, mas em junho um novo passageiro é incluído e todos os novos recebimentos e despesas são lançados como ocorrência.

O relatório de venda de maio não será alterado, ele continuará acusando uma rentabilidade de 10 mil reais da venda. Porém no relatório de junho, uma nova rentabilidade aparecerá causada pelo saldo das ocorrências devido a inclusão do novo passageiro.

É como se fosse uma revenda do mesmo pacote turístico.

Essa mesma regra vale cancelamentos, onde a rentabilidade da venda é diminuída após seu fechamento.

Usando essa funcionalidade é possível ter mais controle e ser justo rem relação ao pagamento de comissões sobre vendas aos atendentes, pois acontecimentos pós venda podem aumentar ou diminuir as comissões de venda futuras.

Definir como as ocorrências serão computadas

No Caribe é possível definir como as ocorrências serão computadas nos relatórios de desempenho de vendas. Existem 2 opções:

  • Pela data de criação das ocorrências
  • Pega data do pagamento das ocorrências.

Geralmente essas datas são iguais. Mas algumas operadoras precisam que as ocorrências sejam tratadas de forma diferente no financeiro (que utiliza a data de pagamento) e nos relatórios de desempenho.

Um exemplo é quando o mês é fechado no quinto dia útil do próximo mês ao invés de ser no último dia do mês em questão. Todas as ocorrências geradas nesse período precisam continuar da maneira que foram criadas no financeiro mas precisam aparecer no mês anterior nos relatórios de desempenho.

Para essa situação criamos uma forma de se configurar o processamento das ocorrências. Acesse o menu horizontal no topo da página a opção Sistema => Configurações do Sistema:


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Vídeo

O que são e como trabalhar com ocorrências



Dicas

  Exemplo de cancelamento com comissão já paga

Sim! Imagine que você pagou comissão para um vendedor relativo à uma venda ocorrida em janeiro e em fevereiro essa venda foi cancelada.

Dessa forma, os lançamentos financeiros dessa venda só poderão ser cancelados através de ocorrências.

A comissão já foi paga, mas você não obteve a rentabilidade que justificaria essa comissão.

Com o cancelamento feito através de ocorrências, esse cancelamento voltará como rentabilidade negativa em fevereiro, fazendo assim a correção da comissão.


  Exemplo de cancelamento e reembolsos e/ou créditos futuros

É necessário se orientar pelo saldo, independente da quantidade dos fatos ocorridos no cancelamento, ocorrências são orientadas à saldo.

Precisa quebrar o cancelamento caso a caso e corrigir por ocorrência, exemplos:

Se você tinha que receber 10 mil do cliente e agora vai receber 3 mil, você precisa gerar uma ocorrência a pagar para o cliente de 7 mil. Dessa forma o saldo no final vai bater (3 mil).

Se devido a esse cancelamento você deveria pagar 5 mil para o fornecedor e agora vai pagar 2 mil, gere uma ocorrência a receber para o fornecedor de 3 mil.

Se por causa desse cancelamento você ficar devendo 2 mil para outro fornecedor, gere uma ocorrência a pagar de 2 mil para o fornecedor em questão.

Se por causa desse cancelamento você ficar devendo 3 mil para um cliente, gere uma ocorrência a pagar de 3 mil para o cliente, ou numa futura venda dê um desconto de 3 mil (esta informação de crédito para com o cliente deve ser mantida em algum local de sua preferência).

Se você precisa reembolsar integralmente os 10 mil ao cliente, você precisa gerar uma ocorrência de reembolso a pagar para o cliente no mesmo valor, 10 mil. Se for cartão parcelado e reembolso ocorrerá mês a mês, mês a mês faça o reembolso. Se fica crédito futuro para com a empresa de crédito (não é cliente nem fornecedor), crie um fornecedor para esta empresa, lance ocorrência para este fornecedor, e quando a liberação de crédito chegar lança o valor sem desconto na conta da empresa de crédito e baixa a ocorrência nela.

Essa é a melhor forma de você resolver qualquer questão nas vendas do Caribe. Se oriente pelo saldo.


  Tipos de Ocorrências:
  
  Antecipação: pagamento de sinal ou valor parcial ou total para o fornecedor (a solicitação não está fechada);
  
  Alteração: alteração de valor, tanto para maior quanto para menor valor;
  
  Cancelamento: pode ser total ou parcial, de um ou mais itens de viagem;
  
  Exclusão: excluir um ou mais itens de viagem;
  
  Inclusão: inclui diferenças de um ou mais itens de viagem, ou a inclusão de um item de viagem completo;
  
  Reembolso: a receber do fornecedor ou a pagar para o cliente, quando ocorre alteração na viagem.


Links

  Videoaula - Extrato de Ocorrências
  Como fazer uma antecipação ao fornecedor
  Como fazer um recebimento antecipado de fornecedor
  Como fazer um Crédito com Fornecedor
  Roteiro de Treinamento de Atendimento e Operação
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